Implantación de normas: 8 claves de éxito y 7 errores fatales que no debes cometer

¿Conoces las claves y los errores que se pueden cometer en la implantación de cualquier norma?

La implantación de una norma de gestión es una decisión estratégica que puede ayudar a mejorar el funcionamiento de su empresa y su expansión a otros clientes.

Para realizar dicha implantación se debe llevar a cabo siguiendo una serie de parámetros y, por encima de todo, teniendo muy en cuenta y respetando las particularidades de cada empresa.

A continuación enumeraremos una serie de claves que como consultora hemos puesto en práctica, y sabemos que aseguran el éxito de la implantación de cualquier normativa, y los errores fatales en los que nunca hay que incurrir.

Todo basado en nuestra propia experiencia.

claves y errores en la implantación de normas

8 Claves para asegurar el éxito

 

  1. Análisis inicial de la empresa para conocer sus particularidades.

Es el primer paso; el que te debe dar los conocimientos suficientes como para adentrarte en las “entrañas” de la empresa. Para cualquier consultor es básico saber y conocer las particularidades de cada negocio y su idiosincrasia. Hay que respetar las particularidades y el carácter de cada empresa para implantar la normativa teniendo en cuenta sus características. La idea es adaptar y acomodar la implantación, para que la empresa mejore, no imponer.

 2. Potenciar los puntos fuertes y minimizar los puntos débiles hasta que desaparezcan.

Si la empresa, en su gestión, realiza tareas que le conduce a tener beneficios y ésto no supone un coste inaguantable o insostenible para la empresa, lo más adecuado es respetarlo y potenciarlo, aunque la norma no lo exija. Los puntos débiles en una empresa siempre existen pero no es conveniente hacerlos desaparecer de forma abrupta, si no que lo aconsejable es hacerlos desaparecer de forma paulatina. La idea es ir minimizando poco a poco los puntos débiles.

Si en algún momento es necesario mantener la parcialidad de ese punto débil, hay que capacitar a la empresa o a sus trabajadores para que se pueda mantener.

Un caso: Nos hemos encontrado en alguna empresa que a la hora de realizar un trabajo muy concreto no estaba permitido llevar joyas, pero por convicciones morales, algún trabajador le ha sido muy difícil deshacerse de ella. Para minimizar este punto, la opción más coherente para este caso determinado fue envolver la joya o poner un guante.

3.  Conocimiento y concienciación de la norma a aplicar.

Es aconsejable que los trabajadores en donde se va a implantar la norma sepan y conozcan cuáles son los procedimientos que se van a llevar a cabo y cuales pueden ser los posibles cambios.

Nos hemos encontrado con trabajadores que ante el desconocimiento se han asustado y no han participado de la implantación como hubiera sido lo deseable. Observamos que cuando los trabajadores son conscientes del beneficio que la norma va a suponer para su trabajo no se esconden y participan propositivamente en la implantación.

4. Dirección totalmente involucrada y comprometida durante el proceso.

La dirección de la empresa tiene que creen en los beneficios que aportará a su negocio la implantación de la norma. Y además tienen que ser los agentes principales en esta creencia y en la motivación de los trabajadores. De otra manera puede haber resistencia para que funcione.

  5. Asegurar la aportación de recursos.

La empresa debe ser consciente de que para implantar una normativa, debe disponer de recursos para poder asegurar el cambio, sobre todo hay que prever los recursos económicos que puede suponer tener que apagar  a los auditores externos, al asesor.

6. Disponer de personal capacitado para la implantación y mantenimiento de la norma

En caso de que la empresa no tuviera personal formado para la implantación, hay que capacitarlo. Para ellos hay que hacer un plan de formación especifica para que el personal se familiarice con conceptos, técnicas y procedimientos.

7. Realizar auditorías periódicas adaptadas a las necesidades de la empresa.

Es aconsejable que la empresa siempre haga auditorias de forma periódica, y es aconsejable que las pasen todas la empresas. Puede acogerse primero a la realización de una auditoría interna; y en este caso lo podría hacer una consultoría como Nemo, pero también la empresa puede disponer de diversas personas que se encarguen de llevar a cabo las auditorias.

8. Reconocer y aprovechar las ventajas y la cultura ya existente de la empresa.

La empresa que implanta la normativa tiene que ser capaz de ponerse en la piel del sector, del negocio y respetar siempre la idiosincrasia de cada marca. Y ser consciente de que la normativa tiene sentido en su negocio. 

 

éxito y errores en la implantación de normas

7 Errores fatales a evitar

 

  1. No personalizar ni adaptar la documentación a la empresa que se está realizando la implantación.

Nunca debemos hacer un “copiar-pegar” de otra documentación de otros clientes. Somos consultores y además de cumplir la norma, hemos de pensar en la mejor solución a implantar para esa determinada empresa en donde se ha instaurar la normativa. Si la implantación y la documentación la adapto, la empresa se sentirá más beneficiada en todos los aspectos porque se han analizado y dado solución a todos los elementos a mejorar.

2. Desconocimiento de la norma a aplicar.

Los trabajadores deben ser conscientes y sabedores de en qué consiste la norma y cómo les va a beneficiar en su trabajo del día a día.

3. Que la alta dirección no sea partícipe en el proceso.

Implantar una normativa siempre debe suponer una mejora en la empresa y por tanto un beneficio  del que todos deben participar. Las empresas deben tener una verdadera motivación a la hora de acceder a certificaciones o mejoras 

4. Falta de documentación.

La empresa debería tener una cultura de registro de documentación. Como poco un mínimo de registro de los documentos más importantes y dejar  constancia, y por escrito, de las decisiones y procedimientos que para la empresa son importantes para su día a día.

5. Sobre valorar la opinión de algunos clientes e implantar procesos innecesarios.

Que en muchos casos no beneficia a la empresa. Es importante hacer una escucha activa de aquello que opina el cliente, pero siempre hay que pasarlo por el filtro de los valores, la misión y la visión de la empresa y adaptar la opinión del cliente, teniendo en cuenta siempre estos parámetros clave de la empresa.

6. Periodicidad de las auditorias no adecuada a las necesidades de la empresa, sobre todo al inicio del proceso.

En el principio de la empresa es aconsejable hacer un par de auditorias al año, pero después, cuando la normativa está implantada, funcionando y no hay anomalías, es adecuado que al menos una vez al año se proceda a auditar la empresa.

7. No seguir las recomendaciones del auditor.

Este es un error frecuente, pero también mortal.

 

Por tanto, y teniendo en cuenta tanto los puntos positivos como los negativos, para que la implantación de una norma de gestión beneficie a la empresa debe realizarse desde la vertiente estratégica; porque  a través de las tácticas y acciones de mejoras que se implanten son las que ayudará a la empresa a adquirir el funcionamiento adecuado para esa determinada empresa.

A lo largo de nuestros 20 años de experiencia en el sector de la consultoría, podemos afirmar que la implicación del trabajador y la empresa es importante.

Si te encuentras con dificultades ala hora de implantar procesos y optimizarlos, si necesitar un consultor externo que te ayude a pasar las auditorías, si quieres implantar una norma internacional, Nemo Consultores te ayudará.

Nos puedes llamar al  +34 665 688 092 o enviarnos un email a info@nemoconsultores.com y te atenderemos sin compromiso. 

Las certificaciones deben responder a una verdadera motivación

Que la normativa, la estadística y la metodología tienen que aportar un mínimo de calidad parece una clara obviedad, ¿verdad?

Pues he de decir que en los últimos tiempos, y a través de mi experiencia laboral, he observado que la calidad, en términos generales, empieza a brillar por su esencia. Y voy a intentar explicarme.

La calidad no es sólo la búsqueda de superar una prueba

Cuando como profesionales tratamos de buscar la calidad en las normas y en la metodología, debemos buscarla como sinónimo de excelencia, pero no en términos de carga o de cumplir sólo con el expediente, para que supere la prueba.

Las empresas deben saber que cumplir con la calidad de sus productos o servicios y buscar la excelencia, es una máxima a la que deberían aspirar, y no un mero requisito con el que hay que cumplir; sin necesidad de que haya alguien que les haga pasar un examen que certifique la calidad.

 

Las empresas no deberían ver esto como una obligación, sino como algo intrínseco en su negocio.

 

Pero ¿qué sucede en muchas de las empresas?  Pues que esperan que el trámite suceda lo antes posible, sin casi incidentes y que les entreguen la calificación de forma inmediata para que paso seguido puedan exponerla en la vitrina de su empresa.

Y como profesionales que vivimos esto en nuestro día a día, personalmente, me cuestiono ¿esto debería ser así, nos debemos conformar con que este proceder por parte del cliente sea así? ¿Porque no nos lo planteamos, y ofrecemos a nuestros clientes lo que realmente merecen?

Si la motivación fuera ésta, buscar realmente la calidad en su servicio, seguro que a muchas empresas les iría mejor: serían más eficientes y eficaces, y apostarían por la mejora continua en su servicio.

Mi experiencia como cliente, vista desde mi perspectiva como profesional

Voy a poner un ejemplo que he vivido como cliente, pero que sin quererlo me ha hecho reflexionar pasándolo por mi crítica como profesional

Este septiembre empecé a buscar localizaciones y hospedaje para mis próximas vacaciones. Entre los lugares a donde pedí información y precios, me encontré con dos posturas/motivaciones diferentes.

  • En un hotel, en donde cabía la posibilidad de hospedarme, cuando pedí información, simplemente me dijeron que era demasiado temprano y que llamara hacia marzo.
  • En el otro lugar, también muy válido para pasar mis vacaciones, me informaron que todavía no sabían qué precio podrían ofrecerme pero que les diera mis datos, porque en cuanto tuvieran la información, ellos mismos se pondrían en contacto conmigo. Además se comprometieron a hacerlo hacia noviembre.

Pues, he de decir que a día de hoy ya tengo toda la información de los lugares que visitaré, el transporte en el que me desplazaré y el hospedaje en el que finalmente me voy a quedar. ¿Adivinan dónde? Pues sí, en el hotel en el que efectivamente, tal y como me prometieron, se pusieron en contacto conmigo, me informaron  de todo lo que necesitaba y ya he reservado.

Así que, ¿qué hay de la calidad? ¿realmente es un mero trámite? ¿La certificación debe ser un mero trámite que hay que pasar para colgar en la vitrina, o debe responder  a la realidad?

Para Nemo Consultores, y como explicamos siempre que podemos, la calidad es de vital importancia para la empresa. Y nos volcamos en que así sea. En cada proyecto y proceso analizamos, definimos, planificamos, organizamos, motivamos y controlamos los recursos.

Si crees que tu empresa puede mejorar en la calidad y en la mejora de algunos de sus procesos, ponte en contacto con nosotros, lo analizamos y te ofrecemos un presupuesto sin ningún compromiso. Porque somos el mejor aliado para la mejora de tu empresa.